Proteção de informações pessoais exige organização e segurança em processos de locação, venda e relacionamento com clientes
O setor imobiliário lida diariamente com informações pessoais de clientes, desde dados cadastrais até documentos e informações financeiras. Nesse cenário, é fundamental estabelecer regras claras e garantir segurança para tratar todas essas informações.
O que é a LGPD e por que ela importa para as imobiliárias
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no setor imobiliário estabelece regras para o tratamento de informações pessoais de proprietários, locatários, compradores e demais clientes. A Lei nº 13.709/2018 determina cuidados na coleta, utilização, armazenamento e compartilhamento desses dados.
Desde sua entrada em vigor em 2020, a legislação tem sido aplicada pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), que busca proteger direitos fundamentais relacionados à liberdade e à privacidade. Entre seus princípios estão finalidade, necessidade, transparência, segurança e prevenção.
Quais dados de locatários e proprietários são tratados no setor
As operações imobiliárias envolvem diferentes dados pessoais. Segundo conteúdo publicado pela PFP Advocacia, podem estar entre eles nome, Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), endereço, telefone, e-mail e informações financeiras.
Essas informações aparecem em atividades como cadastros, análises para locação, elaboração de contratos e processos de compra e venda. Além disso, a LGPD determina que o tratamento observe o princípio da necessidade. Isso significa que a coleta deve se limitar aos dados pertinentes e necessários para determinada finalidade.
Cuidados no armazenamento e compartilhamento de informações
O armazenamento exige atenção para evitar acessos não autorizados. Por isso, é importante definir quais profissionais podem consultar cada tipo de informação e estabelecer procedimentos para documentos físicos e digitais.
O compartilhamento também deve ser analisado. De acordo com artigo publicado pelo Migalhas, operações imobiliárias podem envolver diferentes agentes, e as responsabilidades variam conforme a atuação de cada participante no tratamento.
Além disso, o tratamento precisa estar baseado em uma das hipóteses previstas pela LGPD. O consentimento é uma delas, mas não é a única.
Como reduzir riscos relacionados à segurança dos dados
A legislação prevê medidas técnicas e administrativas para proteger informações contra acessos indevidos, perda, alteração, destruição ou divulgação não autorizada.
Entre os cuidados que podem fazer parte da rotina estão:
- limitar acessos conforme as funções dos profissionais;
- estabelecer regras para armazenamento e compartilhamento;
- orientar funcionários sobre proteção de dados;
- manter procedimentos para situações de segurança.
A ANPD também destaca os princípios de segurança e prevenção. Dessa forma, a proteção depende tanto de recursos tecnológicos quanto de processos internos e treinamento das equipes.
A tecnologia como aliada na organização dos processos imobiliários
A digitalização pode facilitar a organização de cadastros, documentos e processos. Um software para imobiliária pode centralizar informações e facilitar o controle de acessos, desde que conte com medidas adequadas de segurança.
A ferramenta, porém, não garante sozinha a conformidade com a LGPD. A adequação também depende das configurações utilizadas, das políticas internas, das permissões concedidas e da capacitação dos profissionais.
Boas práticas para manter a conformidade no dia a dia
A imobiliária pode começar identificando quais dados coleta, por que são utilizados, onde ficam armazenados, quem pode acessá-los e quando ocorre compartilhamento.
Também é importante manter os titulares informados. Segundo a ANPD, a transparência exige informações claras e acessíveis sobre o tratamento realizado. Além disso, quando houver dúvidas específicas sobre bases legais, contratos ou compartilhamentos, pode ser necessária uma avaliação jurídica ou especializada.
Proteção de dados deve fazer parte da gestão imobiliária
A proteção de dados no setor imobiliário exige organização, controle de acessos e procedimentos de segurança. A LGPD deve ser considerada durante todo o ciclo de tratamento das informações.
Por isso, privacidade e segurança precisam integrar a rotina das imobiliárias, combinando tecnologia, processos internos e treinamento para reduzir riscos e promover uma gestão adequada dos dados de locatários e proprietários.
